关于项目监理机构“工作联系函”的运用

“工作联系函”广义的定义为：用于不相隶属机关之间洽商工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的联系公文。

在工程建设项目管理中，由于参建单位较多（建设单位、施工单位、设计单位、勘察单位、监理单位等），各单位开展的所有工作都是围绕着具体的“工程项目”彼此发生联系。各单位均有履约机构和相关责任人，建设单位主要是“工程部”和项目负责人，施工单位是“项目经理部”和项目经理，监理单位是“项目监理机构”和总监理工程师。。。在这种情况下，在具体的工作函接种，其书面形式通常采用传统或较常见的做法是：以企业的名义向另一家企业发出《联系函》，严格说这种做法对于工程建设项目来说并不是很恰当，因为大多数情况下，现场具体的质量、安全、进度等事宜并不需要直接由企业层面的领导部门直接处理，正好相反，具体问题现场各单位均有执行机构和负责人，所以，工程建设项目施工现场不主张一有问题就直接以公函的形式处理，即企业对企业之间发函（除非涉及重大违约事项）。

对于项目监理机构来说更要注意“工作联系函”的使用，这体现了监理企业的综合素质。

项目监理机构（Project management department）是监理企业派驻工程项目负责履行委托监理合同的组织机构。一般称为“项目监理部”、“监理公司分部”、“监理公司分处”等。项目监理机构是由项目总监理工程师领导的，受监理企业法定代表人委派，接受企业职能部门的业务指导、监督与核查的，派驻工程建设项目实施现场的、执行项目监理任务的派出组织。项目监理机构是一次性的，在完成委托监理合同约定的监理工作后即行解体。项目监理机构有权在企业授权范围内，依据“委托合同”、设计文件、相关的法律、法规、规范、规定等就具体事项独立开展工作，在有必要的情况下可以以“项目监理机构”的名义向其他参建单位发出书面“工作联系函”，无需以监理企业的名义发出函件，更不需要加盖监理单位的公章。

监理单位与施工单位之间的关系是监理与被监理的关系，也是工程项目具体工作开展是联系最为频繁的两个单位，在这里我必须强调的是过多地向被监理单位（施工单位）频繁发出书面函件并不是一件好事，这样长此以往，监理的工作会非常被动，给人的感觉是没有沟通的余地，直接上纲上线，戴高帽，这不是监理工程师想看到的局面，也不是一名合格的监理工程师该做的事情。监理单位的风险应该及时规避，但规避风险的方式方法很多，单一选择书面发函的形式不是不妥，而是要针对具体情况、具体火候。

妥善的处理方式为逐步升级应对，在面对具体工作事项时，例如：监理工程师现场巡视检查发现正在施工的部位出现质量缺陷或问题，对后续施工质量有影响时，怎么办？1.与施工单位施工员或质检员联系，口头指令其整改，并高度重视；2.如果经联系后未见实质性相应，可以再与施工单位项目技术负责人联系督促整改；3.如果未果再直接与项目经理联系；4.上述动作之后仍未相应则下发“工作联系函”；5.下达《监理工程师通知单》。一般情况下，到第三步环节问题就可以等到解决。这里要注意切勿直接进入第5个环节，慎用《监理工程师通知单》。为什么很多工程项目，施工单位对监理工程师的抵触情绪很大，矛盾由此激化上升到刑事案件。所以，监理工程师在具体的工作中一定注意”工作联系函“的使用，它既是手段和工具又是考量我们能力与素质的”试金石“。

另外，项目监理机构在发出监理“工作联系函”或“监理工程师通知单”时，一定要注意函件内容和行文的规范化。内容要指向明确简洁，依据充分，不能“口水话”一大篇，还没有说清楚什么意思；各监理企业都有较为成熟的“工作联系函”模版格式，我们可不拘泥于某一具体格式，只要适用和实用即可。函件成文后请注意落款应为某工程项目监理机构，并加盖项目监理机构印章。